Эффективность - это учет и контроль

Три шага

Российскому подразделению международного концерна Heineken N. V. принадлежит более 210 объектов недвижимости разного назначения по всей стране. В период активного расширения в России компания приобретала региональных производителей, в том числе из старых советских заводов, имевших на балансе самую разнообразную собственность.

Однако еще несколько лет назад по многим из этих активов отсутствовала какая-либо информация, а значит, о грамотном управлении не могло идти и речи. В связи с этим руководство компании поставило перед штатными юристами задачу собрать недостающие сведения и узаконить активы.

Как рассказала старший советник по правовым вопросам компании Heineken Russia Наталья Красноперова, которая была одним из двух выбранных юристов, для упрощения задачу разделили на три этапа.

Первый оказался наиболее сложным и продолжительным - создание единой электронной базы всех объектов недвижимости компании. «Когда мы начали изучать активы, то обнаружили множество несоответствий, связанных с документацией на землю и капитальные строения. В ряде случаев от нас намеренно или ненамеренно скрывали информацию», - рассказала Наталья Красноперова.

К созданию базы объектов привлекались специалисты, осматривающие объекты на местах, и даже кадастровые инженеры, которые определяли точные границы земельных участков, принадлежащих Heineken Russia.

В результате этой работы руководство и сотрудники компании, которым по роду деятельности необходим доступ к этой информации, могут в любой момент получить интересующие их данные по всей недвижимости, принадлежащей холдингу в России, включая статус объекта и всю документацию по нему.

Помимо того, что Heineken получала актуальные сведения обо всех своих объектах, юристы смогли значительно уменьшить объем своей работы. «Раньше получить информацию или документацию по объекту можно было только через юристов. Сегодня же подобные обращения почти к нам не поступают - все нужные нашим сотрудникам данные есть в базе», - пояснила Наталья Красноперова.

Вторым этапом работы стало создание интерактивной карты, на которой отмечены все объекты компании с актуальной информацией. Если какой-то из них меняет свой статус, то это сразу же отражается и на карте.

Завершающим этапом стала автоматизация предоставления правовых заключений. «Теперь можно зайти на портал и заполнить анкету. Конечно, это занимает не 5 минут, а 15-20, зато выдается предварительное правовое заключение, где есть выводы, рекомендации, алгоритм действий, чтобы все сделать законным образом», - пояснила Наталья Красноперова. Это позволило не просто обеспечить контроль над недвижимостью, но и добиться прозрачности документооборота, а также значительно упростить жизнь сотрудникам.

Работа с недвижимостью в Heineken Russia длится уже около 3,5 лет и еще не окончена. «Изначально нашему руководству не нравилось, что процесс занимает слишком много времени и требует существенных финансовых вливаний, однако сейчас, когда он отлажен, претензий ни у кого нет», - отметила юрист.

Стоит прислушаться

Эксперты, опрошенные газетой «Кто строит в Петербурге», высоко оценили проделанную работу, отметив, что подобную схему могут взять на вооружение и другие компании.

Вице-президент по правовым вопросам концерна YIT в России Федор Цуринов отмечает, что схема, использованная Heineken в России, по сути, состоит из двух частей: «Первая - это создание базы объектов недвижимости. Такая база, конечно, никому не помешает, но для ЮИТ это не предмет первой необходимости. Заботиться об этом стоит в первую очередь большим компаниям с разветвленной сетью объектов недвижимости разного назначения», - пояснил он.

Вторая часть схемы - это, как отметил Федор Цуринов, так называемая юридическая библиотека и система оказания внутренних юридических услуг. «Вот это универсальный инструмент, который облегчит работу практически любой компании», - считает эксперт.

Генеральный директор Maris в ассоциации с CBRE Борис Мошенский считает, что собранная в единую систему база всех недвижимых активов - это большой экономический актив на будущее. «Если есть документы, то все будет отлично. На поиск документов могут уходить годы», - пояснил он.

Партнер компании Borenius Майя Петрова, которая участвовала в реализации схемы Heineken, отметила, что всем компаниям, желающим повторить этот опыт, необходимо учесть, что отдать такую работу на аутсорс не получится. «В случае с Heineken в России потребовалось привлечение программистов, кадастровых инженеров. Однако полноценную информацию об имуществе компании смогут собрать только штатные сотрудники, а на это им потребуется рабочее время, и руководство компаний должно это понимать», - считает эксперт.

Автор: Мария Мельникова