Равный двум пожарам
Независимо от мотивов, перед каждой компанией, принявшей решение о поиске нового офиса, стоит необходимость просчитать, сколько будет стоить переезд. Специалисты говорят, что даже если дисконт в новом офисе по стоимости аренды будет значительно выше, затраты на переезд окупятся не ранее, чем через полгода. А могут окупаться и до двух лет.
Филипп Леонов, коммерческий директор ИСГ "Сплав", отмечает, что в период экономического роста существовал большой спрос на объекты коммерческой недвижимости. "Фирмы расширялись, переезжали в новые просторные офисы, появлялись новые игроки на рынке, которым также были необходимы площади для ведения бизнеса. За последний год ситуация кардинально изменилась. Многим компаниям пришлось пересматривать свои бюджеты и статьи расходов, в связи с чем произошли и уменьшения арендуемых ими площадей в бизнес-центрах, некоторые из них вовсе прекратили свое существование или были вынуждены менять свои офисы на более дешевые, новых фирм на рынке аренды мало, поэтому наблюдается общий спад в сфере офисной недвижимости. В этих условиях собственникам бизнес-центров, управляющим компаниям приходится приспосабливаться к нынешним условиям, вступать в диалоги с арендаторами, предлагать условия, которые устроили бы обе стороны. Некоторых игроков рынка коммерческой недвижимости, кризис вынудил прибегнуть к ужесточению маркетинговой политики, которая сводится к демпингу цен и прямому переманиванию арендаторов конкурентов. Для арендатора сейчас существует возможность значительного улучшения своих площадей за счет переезда в бизнес-центры более высокой классности. Однако существуют некоторые риски, а именно, стоимость самого переезда и вероятность того, что через некоторое время ставки аренды, которые изначально привлекли клиента, будут повышены", — говорит господин Леонов.
Директор по управлению NAI Becar Наталья Скаландис говорит, что для того, чтобы переманить арендатора, бизнес-центр должен предложить условия, при которых затраты арендатора на переезд и аренду по итогам года не только окупятся, но и будут ниже нынешних расходов на аренду. "Соответственно, в зависимости от арендатора и текущих условий аренды переманивающий бизнес-центр должен предложить ставку на 3-16% ниже той, по которой арендатор сидит сейчас", — говорит госпожа Скаландис.
"Данные нашего маркетингового исследования в III квартале показали, что для того, чтобы арендатора удержать, арендодатели снижают заявленные ставки на 10-30%, для крупных якорных арендаторов дисконт может составлять до 50%. В среднем по бизнес-центрам классов А и В дисконт составляет 40-60%. Однако все эти скидки, как правило, не афишируются, чтобы, во-первых, не обрушить рынок, во-вторых, другие сидящие на объекте арендаторы не потребовали аналогичных скидок", — отмечают в NAI Becar.
Помимо скидки, бизнес-центры завлекают арендаторов увеличением арендных каникул на срок от двух недель до месяца, дополнительными местами на парковке (плюс одно-два места), дополнительными платными и бесплатными услугами (учет рабочего времени сотрудников с помощью калиток на входе, платежные терминалы и т. п.). При прочих равных арендатор выберет тот бизнес-центр, в котором есть возможность оплаты счетов, заказа билетов и прочие услуги.
Важно также количество телекоммуникационных операторов на объекте. Сейчас многие арендаторы вынуждены существенно переплачивать за связь из-за того, что в бизнес-центре на условиях эксклюзива работает один оператор. В таком случае наличие в офисном центра нескольких (хотя бы двух) альтернативных операторов станет существенным аргументом в пользу переезда. Сам же переезд стоит от 1,5 до 3,5 тыс. рублей за одно рабочее место. Это зависит от количества рабочих мест в компании (крупной компании могут сделать скидку), планировки бизнес-центра, в который переезжает компания (сложная планировка может затруднить, к примеру, проведение коммуникаций), количества коммуникаций для проведения.
Все зависит от численности
Стоимость переезда зависит в первую очередь от количества сотрудников и площади арендуемого помещения. Для примера, специалисты компании Maris Properties in Association with CBRE предлагают рассмотреть самый распространенный вариант — офис компании N численностью 15 человек, занимающий 100 квадратных метров в бизнес-центре класса В+ и планирующий переезд в офисный центр такого же класса, но с более низкой арендной ставкой. Все затраты на переезд можно условно разделить на прямые и косвенные. К прямым затратам относятся мебель, вещи сотрудников, оргтехника, сборка-разборка, упаковка, перевозка, телефония (прокладка телефонных линий, подключение и настройка АТС, а также компьютерная разводка, установка Интернета, планирование, прокладка локальной сети, подключение оргтехники, перенос и настройка сервера), ремонт, перепланировка, другие возможные затраты (комиссионные агенту, оплата депозита, штрафные санкции за досрочное расторжение договора). К косвенным затратам относятся: непредвиденные расходы: поломка мебели, оргтехники во время переезда; потерянное время сотрудников — (минимум один рабочий день); другое (юридическое оформление, смена юридического адреса, смена налоговой инспекции, информирование клиентов/партнеров о смене адреса, изготовление визиток, рекламной продукции с новым адресом).
На стоимость транспортировки имущества существенное влияние оказывают габариты мебели, а также необходимость перевозки стойки ресепшен, комнаты переговоров, кухни, складских комнат и т. п. При организации переезда существует возможность снижать расходы на самостоятельную перевозку части вещей, их упаковку и сбор. Также расходы могут быть снижены, если пользоваться услугами не профессиональных мувинговых (от англ. "to move"), а транспортных компаний.
Мувинговые компании рассчитывают стоимость перевозки имущества, исходя из количества рабочих мест. Перевозка мебели сотрудников обойдется в сумму от 1 800 до 2 800 рублей за одно рабочее место (в зависимости от размера и конфигурации рабочих мест). Таким образом, учитывая, что переезд осуществляется с помощью профессиональной компании, затраты составят от 27 000 до 42 000 рублей (15 рабочих мест).
Одной из статей расходов при переезде является вопрос телефонии (прокладка телефонных линий, переподключение номеров и настройка АТС) и Интернета (планирование и прокладка локальной сети, перенос и настройка сервера). Стоимость данных услуг может сильно варьироваться в зависимости от конкретных условий. Важным пунктом может стать присутствие "своего" оператора в бизнес-центре, куда планируется переезд. В таком случае достаточно только переподключить телефоны и сделать разводку телефонных линий в офисе. Большинству компаний важно сохранить прежние телефонные номера, однако в некоторых случаях более выгодным окажется подключить новые номера, чем потерять деньги на переадресации или переключении.
Стоимость прокладки слаботочных сетей в новом офисе зависит от особенностей самого офиса (его размера и планировки, и от наличия уже проложенных сетей); от сложности самих сетей; от требований по безопасности и взаимодействию сетей.
Стоимость прокладки слаботочных сетей составляет от 6 300 до 8 400 рублей на одно рабочее место (при условии подводки Интернета и телефона на каждое рабочее место). То есть для стометрового офиса — от 95 000 рублей. Однако зачастую арендодатель готов выполнить эти работы за свой счет.
В зависимости от состояния помещения, в которое переезжает компания, может встать вопрос о необходимости ремонта или перепланировки. На практике крайне редко встречаются ситуации, когда не требуется хотя бы минимальная перепланировка, тем более — косметический ремонт. Самый экономичный ремонт (покраска стен, замена ковролина, установка перегородок из гипсокартона) обойдется в сумму от 300 000 рублей для стометрового офиса. Кроме того, возможно, потребуются более существенные затраты на ремонт, если будет необходимо переносить вентиляцию, сносить действующие перегородки и возводить новые.
Существует практика зачета стоимости расходов по ремонту в счет арендной платы. Кроме того, арендодатель иногда предоставляет арендные каникулы, однако согласование этих условий требует отдельных переговоров.
Наряду с расходами по организации переезда компании-арендаторы почти всегда сталкиваются с необходимостью оплаты страхового депозита при подписании договора аренды на новое помещение. Как правило, депозит составляет сумму, равную двухмесячной арендной плате, которая зачитывается за первый и последний месяцы.
При досрочном расторжении текущего договора аренды (в случае если компания переезжает в новый офис, не дождавшись окончания срока действия текущего договора аренды) часто требуется оплата штрафных санкций арендодателю. Сумма штрафных санкций зависит от условий текущего договора аренды и составляет в среднем от одной месячной арендной платы до шести.
При переезде могут возникнуть непредвиденные расходы. Они могут касаться, например, поломок и порчи имущества компании, случившихся в процессе транспортировки.
Переезд, даже профессионально подготовленный и организованный, занимает немало времени, поэтому компании стараются организовывать его в выходные дни. Но даже в этом случае временные потери сотрудников, связанные с упаковкой личных вещей, документов, оргтехники на старом месте, установкой и отладкой оборудования на новом, вряд ли составят меньше одного рабочего дня.
Наконец, при смене местоположения компании требуется менять и юридический адрес, а соответственно и вносить изменения в учредительные документы, что требует не только временных, но и материальных затрат.
Помимо внесения изменений в официальные документы, необходимо проинформировать партнеров и клиентов о смене адреса и заказать новые визитки, внести изменения в рекламную продукцию и др.
Почти полмиллиона
Таким образом, даже при минимальных затратах, переезд небольшой компании (15 человек, 100 кв. м) обойдется не менее, чем в 421 500 рублей (перевозка мебели и оргтехники, стоимость прокладки слаботочных сетей, минимальный ремонт).
"Закономерен вопрос: стоит ли переезжать при необходимости столь значительных расходов? Экономия, основанная на разнице арендных ставок, может окупиться за период от шести месяцев до двух лет", — говорят в Maris Properties in Association with CBRE..
Таким образом, по мнению специалистов Maris Properties in Association with CBRE, переезд будет оправдан в следующих случаях: при переезде из офисного центра класса А в офисный центр класса В+. В этом случае можно сэкономить около 40 000 рублей в месяц при аренде стометрового офиса. В таком случае переезд окупится за 11 месяцев. Следует учитывать, что существует большое количество предложений качественных новых офисных центров класса В+ в пределах центра города, которые по большинству характеристик и местоположению не уступают офисным центрам класса А. Второй вариант, при котором оправдан переезд — при переезде в офисный центр той же категории, но с меньшей арендной ставкой. В данном случае сэкономить можно от 30 000 рублей в месяц при аренде стометрового офиса, и переезд окупится примерно за 14 мес.
"Самый быстро окупаемый вариант — переезд в офисный центр более низкого класса в помещение меньшего метража. Рынок коммерческой недвижимости в настоящий момент можно назвать рынком арендатора. Появилась возможность выбирать: все чаще можно найти свободные площади по более привлекательным арендным ставкам в престижных бизнес-центрах в центральных районах города. И наряду с арендной ставкой все большее значение приобретает качественный менеджмент, профессиональная команда управленцев бизнес-центра, способная быстро и эффективно решать все встающие перед ней задачи", — говорят в Maris Properties in Association with CBRE.
В текущей ситуации, когда арендные ставки снижаются, а предложение качественных помещений растет, переезд в новый офис является оптимальным способом сокращения расходов на аренду. Альтернативный вариант — переговоры с собственником арендуемого помещения о снижении арендной ставки с учетом обозначенных выше расчетов.