Эксперты Maris подсчитали сколько стоит переезд

Однако для ряда компаний кризисная ситуация - это возможность арендовать офис более высокого уровня и на более выгодных условиях, чем до кризиса. Независимо от мотивов, перед каждой компанией, принявшей решение о поиске нового офиса, стоит необходимость просчитать, сколько же будет стоить переезд?

Для того чтобы рассчитать затраты на офисный переезд и его необходимость, важно определиться с основными ценообразующими факторами, которые будут влиять на стоимость переезда. Прежде всего, это количество сотрудников компании и площадь арендуемого помещения.

Для примера, рассмотрим офис компании N численностью 15 человек, занимающий 100 квадратных метров в бизнес центре класса А и планирующей переезд в офисный центр с более низкой арендной ставкой.
Все затраты на переезд можно условно разделить на прямые и косвенные.

К прямым затратам относятся:
1. Мебель, вещи сотрудников, оргтехника и др.

• Сборка-разборка
• Упаковка
• Перевозка

2. Телефония

•  Прокладка телефонных линий
•  Подключение и настройка АТС

3. Компьютерная разводка, Интернет

•  Планирование, прокладка локальной сети
•  Подключение оргтехники
•  Перенос и настройка сервера

4. Ремонт, перепланировка
5. Покупка дополнительного оборудования (кондиционеры, телекоммуникационное оборудование)
6. Другие возможные затраты:

•  Комиссионные консультанту по недвижимости (редко практикуется на офисном рынке Санкт-Петербурга)
•  Оплата депозита
•  Штрафные санкции за досрочное расторжение договора

К косвенным затратам относятся:
1. Непредвиденные расходы:

•  Поломка мебели, оргтехники во время переезда.
•  Потерянное время сотрудников – (минимум 1 рабочий день)

2. Другое

•  Юридическое оформление (смена юридического адреса, смена налоговой инспекции и др.)
•  Информирование клиентов/партнёров о смене адреса, изготовление визиток, рекламной продукции с новым адресом

Прямые затраты
Среди неизбежных затрат: организация перевозки мебели, вещей сотрудников, оргтехники. Эти затраты включают в себя работу по разборке и сборке мебели, упаковке и перевозке вещей и, как правило, зависят от:

• объема перевозимого имущества (количество рабочих мест, ресепшн, комнаты переговоров, кухня и т.п.)
• сложности перевозки (этажность бизнес-центров, оснащенность лифтами, требования собственника помещений, конфигурации мебели, хрупкость вещей и др.).

На стоимость транспортировки имущества существенное значение оказывают габариты мебели, а также необходимость перевозки стойки ресепшена, комнат переговоров, кухни, складских комнат и т.п. При организации переезда существует возможность снижать расходы при самостоятельной перевозке части вещей, их упаковку и сбор. Также, расходы могут быть снижены, если пользоваться услугами не профессиональных мувинговых (от англ. «to move»), а транспортных компаний.

Мувинговые компании рассчитывают стоимость перевозки имущества за одно рабочее место, исходя из необходимого времени работы специалистов и их количества, категории и времени работы автотранспорта, а также на основании стоимости использованных упаковочных материалов. Перевозка мебели сотрудников обойдется в сумму от 950 до 2 800 рублей за одно рабочее место. Подобный ценовой диапазон зависит от размера, конфигурации рабочих мест и набора предоставляемых услуг, таких как услуги погрузки, разгрузки, транспортировки разборки и сборки мебели. Таким образом, учитывая, что переезд осуществляется с помощью профессиональной компании, затраты для компании численностью 15 человек составят от 14 250 до 42 000 рублей.

Значительной статьей расходов при переезде является вопрос телефонии (прокладка телефонных линий, переподключение номеров и настройка АТС) и Интернета (планирование и прокладка локальной сети, перенос и настройка сервера). Стоимость данных услуг может сильно варьироваться в зависимости от конкретных условий.

Стоимость прокладки слаботочных сетей в новом офисе зависит от:

•  особенностей самого офиса (его размера и планировки, и от наличия уже проложенных сетей);
•  от сложности самих сетей;
•  от требований по безопасности и взаимодействию сетей;
•  от наличия необходимого оборудования.

Прокладка телефонных сетей, подключение и настройка АТС также предусматривает два варианта. В случае если договор с предыдущим оператором сохраняет свою силу и в новом офисном помещении, то арендатору остается переподключить телефоны и сделать разводку телефонных линий в офисе. В ситуации, когда необходимо заключать с оператором новый договор, затраты увеличатся на стоимость настройки АТС в размере около 50 000 рублей и на стоимость заключения нового договора на оказание услуг Интернет от 5 000 до 7 000 рублей и телефонии от 8 000 до 10 000 рублей.

Для того чтобы осуществить прокладку локальной сети в новом арендуемом помещении, необходимо иметь как минимум Интернет кабель, коммутатор, телекоммуникационный шкаф и систему охлаждения серверного помещения (вентилятор или кондиционер). Для стометрового офиса на 15 рабочих мест при условии отсутствия вышеперечисленного оборудования, установка 30 портов, кабеля и коммутатора составит от 70 000 рублей, дополнительная покупка телекоммуникационного шкафа и системы охлаждения будет насчитывать от 25 000 рублей.

В большинстве случаев, когда компания переезжает из одного арендуемого помещения в другое, такое оборудование, как коммутатор стоимостью 15 000 рублей и телекоммуникационный шкаф стоимостью от 5 000 рублей, у нее имеется. Таким образом, затраты на подключения локальной сети на 15 рабочих мест, при условии отсутствия необходимого оборудования составят от 95 000 рублей, а при наличии от 75 000 рублей.
Итак, итоговая статья затрат на подключение телефонии и Интернета «с нуля» для компании численностью 15 работников, будет насчитывать от 95 000 рублей. Для компании на 15 рабочих мест, имеющей часть необходимого оборудования и договор с оператором, стоимость на подключение подобного рода услуг будет насчитывать 75 000 рублей. Стоимость прокладки слаботочных сетей «с нуля» на одно рабочее место составит от 6 700 рублей, при сохранении действия договора с предыдущим оператором и наличием части телекоммуникационного оборудования - от 5 000 рублей. Однако зачастую арендодатель готов выполнить эти работы за свой счёт.

В зависимости от состояния помещения, в которое переезжает компания, может встать вопрос о необходимости ремонта и/или перепланировки. На практике крайне редко встречаются ситуации, когда не требуется хотя бы минимальная перепланировка, тем более косметический ремонт. Самый экономичный ремонт (покраска стен, замена ковролина, установка перегородок из гипсокартона) обойдется в сумму от 300 000 рублей для стометрового офиса. Кроме того, возможно потребуются более существенные затраты на ремонт, если будет необходимо переносить вентиляцию, сносить действующие перегородки и возводить новые и др.
Существует практика зачёта стоимости расходов по ремонту в счет арендной платы. Кроме того, арендодатель иногда предоставляет арендные каникулы. Согласование этих условий требует отдельных переговоров.
Наряду с расходами по организации переезда, компании – арендаторы почти всегда сталкиваются с необходимостью оплаты страхового депозита при подписании договора аренды на новое помещение. Как правило, депозит составляет сумму равную двухмесячной арендной плате, которая зачитывается за первый и последний месяц.

При досрочном расторжении текущего договора аренды (в случае если компания переезжает в новый офис, не дождавшись окончания срока действия текущего договора аренды) часто требуется оплата штрафных санкций арендодателю. Сумма штрафных санкций зависит от условий текущего договора аренды и составляет в среднем от одной месячной арендной платы до шести.

Косвенные затраты

При переезде могут возникнуть непредвиденные расходы. Они могут касаться, например, поломок и порчи имущества компании, случившихся в процессе транспортировки. Однако профессиональные мувинговые компании несут материальную ответственность по договору за имущество клиента, а также имущество 3-х лиц (например, бизнес-центр).

Переезд, даже профессионально подготовленный и организованный, занимает немало времени, поэтому компании стараются организовывать его в выходные дни. Но, даже в этом случае, временные потери сотрудников, связанные с упаковкой личных вещей, документов, оргтехники на старом месте, установкой и отладкой оборудования на новом, вряд ли составят меньше одного рабочего дня.

Наконец, при смене местоположения компании требуется менять и юридический адрес, а соответственно вносить изменения в учредительные документы, что требует не только временных, но и материальных затрат.
Помимо внесения изменений в официальные документы, необходимо проинформировать партнеров, клиентов о смене адреса и заказать новые визитки, внести изменения в рекламную продукцию и др.

Таким образом, даже при минимальных затратах, переезд небольшой компании (15 человек, 100 кв.м) обойдется не менее, чем в 467 000 рублей (перевозка мебели и оргтехники, стоимость прокладки слаботочных сетей, минимальный ремонт). Однако если компания при переезде сохраняет за собой часть используемого ранее телекоммуникационного оборудования и договора с предыдущим оператором, то статья расходов может составить от 389 000 рублей. Самый дешевый вариант переезда – при условии отсутствия необходимости делать косметический ремонт, перепланировки и дополнительные перегородки в новом офисе – около 90 000 рублей. 

Минимальные затраты на переезд офиса

Закономерен вопрос: стоит ли переезжать при необходимости столь значительных расходов? Экономия, основанная на разнице арендных ставок, может окупиться за период от нескольких месяцев до двух лет.

Переезд будет оправдан в следующих случаях:

1. При переезде из офисного центра класса А в офисный центр класса В+
В этом случае можно сэкономить около 50 000 рублей в месяц при аренде стометрового офиса. В таком случае, переезд окупится от 2 до 9 месяцев в зависимости от необходимых затрат. Следует учитывать, что существует большое количество предложений качественных новых офисных центров класса В+ в пределах центра города, которые по большинству характеристик и местоположению не уступают офисным центрам класса А.

В каких случаях оправдан переезд

Окупаемость при переезде из офиса класса А в класс В+ без изменения площади

2. При переезде в офисный центр той же категории, но с меньшей арендной ставкой. В данном случае сэкономить можно от 20 000 рублей в месяц при аренде стометрового офиса, и переезд окупится примерно за период от 4 месяцев до 2 лет.

Окупаемость при переезде из офиса класса А в тот же класс с меньшей арендной ставкой

Окупаемость при переезде из офиса класса А в офис класса В с меньшей площадью

3. Самый быстро окупаемый вариант - переезд в офисный центр более низкого класса в помещение меньшего метража.

Рынок коммерческой недвижимости в настоящий момент можно назвать рынком арендатора. Появилась возможность выбирать: всё чаще можно найти свободные площади по более привлекательным арендным ставкам в разных районах города. И наряду с коммерческими условиями, все большее значение приобретает качественный менеджмент, профессиональная команда управленцев бизнес–центра, способная быстро и эффективно решать все встающие перед ней задачи.

По данным компании «Деликатный переезд» спрос на офисные переезды за период с января по сентябрь 2015 года вырос на 17% по сравнению с аналогичным периодом 2014 года. Чаще всего переезжают из Центрального (17%), Петроградского (15%) и Московского районов города.

По данным компании Maris | part of the CBRE affiliate network данная статистика переезда подтверждается анализом запросов арендаторов. Наиболее востребованными являются офисы в Московском и Центральном районах, в которых идет активное строительство и сосредоточено наибольшее количество вакантных помещений. В течение первых трех кварталов 2015 года на их долю пришлось около трети всех запросов (32%). При этом увеличивается количество потенциальных арендаторов, которые не рассматривают какой-то определенный район, а ищут максимально дешевое предложение.

Куда переезжают компании в 2015 году

Следует отметить, что существенного спада на рынке офисов не происходит. Арендные ставки в 2015 году снизились на 4% в зданиях класса А и на 5%- в зданиях класса В. Средний уровень арендных ставок для офисных центров класса А составляет 1 300-1 700 рублей за кв. м в месяц (включая НДС и операционные расходы), для класса В - 900-1 250 рублей.

Многие девелоперы извлекли уроки из кризиса 2009 года и готовы предоставлять гибкие условия аренды для текущих арендаторов, чтобы избежать их ухода в другое здание. В первую очередь это касается крупных компаний, занимающих площади 500 кв. м и больше.

Среди компаний-арендаторов малого бизнеса, арендующих офисы 50 кв. м и менее, ротация достаточно высока. Происходит миграция небольших арендаторов из одного здания в другое в поисках меньших арендных ставок.
Таким образом, принимая во внимание неблагоприятный экономический климат в стране, компании вправе решать какие попытки могут быть предприняты для улучшения финансового состояния. Одним из наиболее эффективных способов оптимизации расходов является сокращение статьи затрат на аренду помещения.
Переговоры с собственником арендуемого помещения о снижении арендной ставки могут выступать одним из таких способов. Однако ожидаемый арендаторами размер скидок доходит до 30%, в то время как реальный дисконт в среднем редко превышает 10%.

В таком случае альтернативным и более выгодным вариантом в условиях кризиса будет являться переезд компании. Миграции компаний либо в офисный центр более низкого класса, либо в офис того же класса, но со ставкой ниже, все чаще наблюдаются в последнее время. Подобный тренд объясняется не только текущей экономической ситуацией, но и широким диапазоном предлагаемых офисных площадей, и стремлением компаний к более эффективным управленческим решениям.